Veel bestaande informatiesystemen kun je beter "gegevenssystemen" noemen. Geef de eindgebruiker alleen gegevens die hij werkelijk nodig heeft voor het uitvoeren van zijn taak. Dan wordt zijn/haar taakuitvoering efficiënter (en misschien zelfs effectiever).
Data, gegevens en informatie
Er is een groot verschil tussen data, gegevens en informatie. Dit lijkt een academische discussie, maar geloof me, dat is het niet. Lees nog even verder.
"Data" zijn bits en bytes op een harde schijf of een netwerkverbinding. Voor het opslag- of transportmedium hebben ze geen betekenis. Ook voor ons hebben ze geen betekenis, omdat data in een formaat staat dat we niet kunnen lezen. "Gegevens" zijn data waar betekenis aan is toegevoegd. Wij, als eindgebruikers van het informatiesysteem kunnen er iets mee. Dit zijn woorden en getallen op allerlei schermen en overzichten. Gegevens worden pas "informatie" als ze ons ondersteunen bij het nemen van beslissingen. Een overzicht waarop iedere verkoop van een cd staat, bijvoorbeeld bij een webwinkel, is een stapel papier vol gegevens. Een overzicht van alle cd-verkopen geaggregeerd per regio, kan infomatie zijn. Bijvoorbeeld omdat het je helpt om te bepalen in welke regio de veelkopers zitten. Daar zou je meer kunnen adverteren. Of je besluit om meer te gaan adverteren in de regio's waar je weinig verkoopt, omdat ze je winkel daar blijkbaar nog niet kennen.
Of gegevens dus ook informatie zijn, is afhankelijk van de situatie waarin je over die gegevens beschikt. En welke beslissingen je ermee kunt nemen.
Informatiesystemen i.p.v. gegevenssystemen
Veel bestaande "informatie"systemen kun je beter "gegevens"systemen noemen. Ze leveren een enorme hoeveelheid gegevens op, maar ondersteunen een eindgebruiker slecht bij het uitvoeren van zijn of haar taken. Goede informatiesystemen worden gebouwd vanuit een architectuurvisie (die vaak componentgericht is), maar ook vanuit een goed begrip van de bedrijfsprocessen en de gebruikerstaken daar in. Ergonomie en gebruikersvriendelijkheid zijn geen sluitpost, en worden vanaf het begin meegenomen in het ontwerp.
Vooral websites hebben gebruikersvriendelijkheid weer op de kaart gezet. Zoals Jakob Nielsen het verwoordt: "Most users spend most of their time on other web sites". Jouw website moet dus wel heel makkelijk werken, willen je klanten niet met één klik naar de concurrent surfen.
Mooi verhaal, man. Maar kan ik hier ook iets mee?
Natuurlijk! Zorg in je ICT-projecten voor:
- voldoende tijd om de eisen en wensen van eindgebruikers in kaart te brengen
- een procesgerichte aanpak, waarbij de eisen vanuit het werkproces en de gebruikerstaken geanalyseerd worden
- voldoende aandacht voor ergonomie en gebruikersvriendelijkheid (bij grote aantallen gebruikers valt hier tijd, dus geld, te verdienen)
En probeer het rücksichtlos generen van schermen op basis van een databasemodel zo veel mogelijk te vermijden. 8-)